administrative assistant
Number of position(s) to fill : 1
Equal access
We are an equal opportunity employer and encourage applications from women, visible minorities and Aboriginal peoples.
Work place: 125, rue racine est Chicoutimi (Québec) G7H1R5
Main functions
(The following information has not been translated.): Organiser le secrétariat, planifier et effectuer le travail demandé par les membres de l’équipe en place, organiser et participer aux réunions du département (réservation et préparation des salles, rédaction des comptes rendus, préparation des documents); Contrôler la qualité linguistique et stylistique des documents produits ainsi que leur mise en page, assurer la rédaction et/ou la révision de la correspondance courante du département (lettres, devis, rapports, estimations, recommandations de paiement à l’entrepreneur, analyses de soumissions, comptes rendus de réunion, mise à jour de curriculum vitae et de fiches de projets), assurer le classement de tous les documents (manuel et électronique) et appliquer la procédure d’archivage; Procéder à l’ouverture des fiches de projets et d’offres de service; Travailler conjointement avec les gens de la comptabilité à la conciliation et la vérification des bons de commande et factures associées aux différents projets; Coordonner la récupération, la vérification et la préparation des documents d’appels d’offres; Effectuer les photocopies des divers documents pour envoi (copie de documents, boudinage de devis) ; Planifier et coordonner les envois par messagerie rapide et par la poste (envoi de colis, envoi de lettres, etc.); Remplacer occasionnellement à la réception ; Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste d’adjointe administrative.
Requirements and working conditions
Educational level : Secondary - Vocational Course (Diploma)
Years of experience related to the job offer :10 or more years experience
Description of qualifications : (The following information has not been translated.): Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, en bureautique ou toutes autres formations jugées équivalentes; 10 années et plus d’expérience pertinente à titre d’adjointe administrative; Connaissance fonctionnelle de la bureautique dans le domaine du génie-conseil considérée comme un atout considérable; Excellente maîtrise des principaux utilitaires en bureautique (Word, Excel, PowerPoint); Très bon sens de l’organisation et de l’initiative, souci du détail; Capacité à travailler en équipe; Excellente maitrise de la langue française et connaissance intermédiaire de la langue anglaise ; Excellente communication tant à l’oral qu’à l’écrit.
Languages asked for : spoken languages : French
written languages : French and English
Other languages or details : Niveau d'anglais focntionnel à l'écrit exigé pour le poste
Salary offered : to be discussed
Number of hours per week : 37,50
Job status : permanent
full time day
Job start date : 2014-07-14
Additional information : (The following information has not been translated.): WSP souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. WSP remercie les personnes qui offriront leurs services, seules les candidatures retenues seront contactées.

E-mail (electronic mail) : rhquebec@wspgroup.com